Dobrze wyposażone biuro powinno najpierw wspierać zdrowie i koncentrację, a dopiero później wyglądać efektownie. Priorytetem są ergonomiczne fotele i biurka, właściwe oświetlenie, sprawne przechowywanie dokumentów oraz sprzęt dopasowany do rodzaju pracy.
Od czego zacząć planowanie wyposażenia biura?
Zanim kupisz meble, określ liczbę stanowisk, metraż, rodzaj wykonywanych zadań i sposób pracy zespołu. Inaczej urządza się niewielkie biuro domowe, inaczej przestrzeń dla kilku osób, a jeszcze inaczej biuro z częstymi spotkaniami z klientami.
- Określ potrzeby użytkowników i liczbę stanowisk pracy.
- Wyznacz strefę pracy, przechowywania, spotkań i odpoczynku.
- Wybierz biurka oraz fotele, kierując się ergonomią, nie samym wyglądem.
- Zaplanuj oświetlenie, gniazda elektryczne i prowadzenie przewodów.
- Uzupełnij przestrzeń o sprzęt, akcesoria i rozwiązania do przechowywania.
W biurze domowym często trzeba ograniczyć liczbę mebli. Najlepiej wydzielić osobny pokój, a jeśli nie jest to możliwe, oddzielić stanowisko lekkim regałem lub ścianką. W biurze zespołowym większe znaczenie mają komunikacja, akustyka i możliwość szybkiej zmiany układu.
Ergonomia – najważniejsze są fotel i biurko
Ergonomia oznacza takie zaprojektowanie stanowiska, aby ograniczyć obciążenie pleców, szyi, ramion i wzroku. W praktyce oznacza to możliwość dopasowania mebli do konkretnej osoby. Stała wysokość blatu i fotel bez regulacji mogą wyglądać dobrze, ale nie zapewnią komfortu wszystkim użytkownikom.
Jaki powinien być fotel biurowy?
Fotel powinien mieć regulowaną wysokość siedziska, stabilne oparcie z podparciem odcinka lędźwiowego oraz podłokietniki, które pozwalają oprzeć przedramiona. Przydatna jest także regulacja odchylenia oparcia i mechanizm umożliwiający zmianę pozycji w trakcie pracy. Zagłówek nie jest konieczny dla każdego, ale może poprawić komfort podczas odpoczynku i pracy z odchylonym oparciem.
Po ustawieniu fotela stopy powinny stabilnie opierać się na podłodze. Jeśli nie jest to możliwe, pomocny będzie podnóżek. Wysokość siedziska trzeba dopasować do blatu, monitora i budowy ciała użytkownika, zamiast traktować jeden wymiar jako uniwersalny.
Przy zakupie sprawdź przede wszystkim:
- regulację wysokości siedziska dopasowaną do wzrostu użytkownika,
- podparcie lędźwiowe i możliwość ustawienia oparcia,
- regulowane podłokietniki, najlepiej pozwalające utrzymać przedramiona na wysokości blatu,
- stabilną podstawę oraz mechanizm umożliwiający zmianę pozycji podczas pracy.
Jakie biurko wybrać?
Blat powinien zapewniać miejsce na monitor, klawiaturę, mysz, dokumenty i podstawowe akcesoria. Nie ma potrzeby stosowania archaicznych biurek z szufladami wbudowanymi w blat. Mobilny kontenerek lub osobna szafka łatwiej dopasować do stanowiska, a wolna przestrzeń pod blatem ułatwia zmianę pozycji.
| Typ biurka | Zalety | Dla kogo |
|---|---|---|
| Standardowe | Prosta konstrukcja, niższy koszt i łatwe ustawienie | Dla stanowiska z podstawowym sprzętem i ograniczonym budżetem |
| Narożne | Duża powierzchnia robocza i dobre wykorzystanie narożnika | Dla osób pracujących z wieloma dokumentami lub monitorami |
| Regulowane elektrycznie Seat&Stand | Zmiana pracy siedzącej na stojącą i dopasowanie wysokości blatu | Dla osób, które chcą często zmieniać pozycję oraz dla stanowisk używanych przez różne osoby |
Biurko typu Seat&Stand pozwala płynnie zmieniać wysokość blatu, więc użytkownik może pracować siedząc, półsiedząco lub na stojąco. To rozwiązanie wymaga jednak wystarczającej przestrzeni na swobodne ustawienie monitora, przewodów i akcesoriów.
Jak przechowywać dokumenty i utrzymać porządek?
Porządek zmniejsza liczbę rozproszeń i skraca czas potrzebny na znalezienie dokumentów. Zasada „im mniej, tym lepiej” nie oznacza rezygnacji z potrzebnego wyposażenia, lecz ograniczenie przypadkowych regałów, dekoracji i zapasów trzymanych na blatach.
W większości biur wystarczy dobrze zaplanowany zestaw przechowywania:
- zamykana szafa na dokumenty wymagające ochrony i ograniczonego dostępu,
- segregatory oraz opisane pudełka archiwizacyjne do umów, faktur i projektów,
- mobilne kontenerki na akcesoria osobiste i materiały używane przy danym stanowisku,
- organizery na biurko do drobnych artykułów, takich jak długopisy, notatniki i karteczki.
W małym biurze jedna większa szafa zamykana często sprawdza się lepiej niż kilka niewielkich regałów. Kontenerek na kółkach można wsunąć pod blat lub przesunąć w zależności od potrzeb. Takie rozwiązanie jest bardziej elastyczne niż stałe szuflady w biurku.
Technologia i oświetlenie stanowiska
Podstawowy zestaw sprzętu obejmuje komputer lub laptop, stabilne połączenie z internetem, urządzenie wielofunkcyjne oraz niszczarkę do dokumentów. W zależności od rodzaju działalności potrzebne mogą być także telefony firmowe, dodatkowe monitory, skaner lub sprzęt do prowadzenia wideokonferencji.
Przewody warto poprowadzić w organizerach, kanałach pod blatem lub przepustach kablowych. Ogranicza to bałagan, ułatwia sprzątanie i zmniejsza ryzyko przypadkowego zahaczenia o kabel.
Na stanowisku stałej pracy natężenie oświetlenia powinno wynosić co najmniej 500 lx. Przy pracy wykonywanej dorywczo dopuszczalna wartość może być niższa, na poziomie 300 lx. Oświetlenie powinno być równomierne i nie może powodować odblasków na ekranie ani razić użytkownika.
Przy planowaniu światła uwzględnij następujące zasady:
- ustaw stanowiska możliwie blisko okien, ale tak, aby słońce nie świeciło bezpośrednio w ekran,
- łącz światło dzienne z równomiernym oświetleniem sufitowym,
- stosuj regulowaną lampkę biurkową, gdy jedna lampa sufitowa nie doświetla blatu,
- wybieraj neutralną barwę światła do pracy, a cieplejszą pozostaw dla strefy odpoczynku.
Strefa socjalna, akustyka i klimat biura
W biurze zespołowym przydaje się miejsce na krótką przerwę, kawę i lunch. Nie musi to być duży pokój. Wystarczą stolik, kilka wygodnych siedzisk, czajnik lub ekspres, lodówka oraz podstawowe naczynia. Taka strefa pozwala oddzielić odpoczynek od stanowisk pracy i ułatwia regenerację w ciągu dnia.
Rośliny, stonowane kolory i proste dekoracje mogą ocieplić wnętrze bez zagracania go. Nie należy jednak przypisywać roślinom funkcji zastępującej wentylację ani oczyszczacz powietrza. W otwartych przestrzeniach pomocne mogą być ścianki biurowe, panele dźwiękochłonne lub budki akustyczne, które ograniczają hałas i zapewniają prywatność podczas rozmów.
Notatka ekspercka: strefa relaksu działa najlepiej wtedy, gdy jest rzeczywiście oddzielona od stanowisk pracy. Sam ekspres do kawy ustawiony przy biurku nie tworzy miejsca do regeneracji.
Lista kontrolna zakupów do biura
Zakupy najlepiej podzielić na etapy. W pierwszej kolejności kup wyposażenie, które wpływa na zdrowie i codzienny komfort, a dopiero później elementy dekoracyjne:
- Fotel biurowy z regulacją wysokości, podparciem lędźwiowym i podłokietnikami.
- Biurko dopasowane do metrażu, rodzaju pracy i liczby używanych monitorów.
- Oświetlenie zapewniające minimum 500 lx przy stałym stanowisku pracy.
- Komputer, monitor, internet i urządzenie wielofunkcyjne dobrane do zadań.
- Zamykana szafa, segregatory i kontenerek mobilny do dokumentów oraz akcesoriów.
- Niszczarka, organizery kabli i podstawowe artykuły biurowe potrzebne każdego dnia.
- Strefa socjalna z miejscem do siedzenia, napojami i krótkiego odpoczynku.
- Rozwiązania akustyczne i rośliny, jeśli metraż, hałas lub charakter pracy tego wymagają.
Największą część budżetu przeznacz na fotel, biurko i światło. W biurze domowym ogranicz liczbę mebli, ale nie rezygnuj z regulacji stanowiska. W biurze stacjonarnym zaplanuj także przechowywanie, akustykę i miejsce odpoczynku, ponieważ te elementy wpływają na codzienną pracę całego zespołu.
